INFORMATIVA PRIVACY

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679

Ultimo aggiornamento: gennaio 2025

Il documento che segue contiene ogni informazione concernente il trattamento dei dati del soggetto (l’“Interessato”) che installi e/o visiti il software applicativo (applicazione) denominato “Kibada Business” (“Kibada Business”) e/o usufruisca dei servizi offerti su Kibada Business (i “Servizi”).

Il Titolare (come di seguito definito) si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualunque momento, dandone avviso all’Interessato mediante la pubblicazione all'interno di Kibada Business e tramite le ulteriori eventuali modalità richieste dalla normativa tempo per tempo vigente.

L’informativa è resa solo per il trattamento dei Dati (come di seguito definiti) operato dal Titolare e non si estende ai trattamenti operati da (i) soggetti terzi titolari e/o gestori di siti eventualmente consultati dall’Interessato tramite link presenti su Kibada Business e (ii) soggetti terzi ai quali il Titolare può trasferire i Dati in ragione di un espresso consenso prestato dall'Interessato. Il Titolare declina ogni responsabilità in relazione al trattamento dei Dati operato da tali soggetti terzi e alle eventuali violazioni della normativa applicabile da parte degli stessi.    

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei Dati è Asincrona S.r.l., con sede legale in Via Giovanni Spadolini 11/B, 20141 Milano, codice fiscale e Partita IVA 13713300963, iscritta al Registro delle Imprese presso la C.C.I.A.A. di Milano - Monza Brianza - Lodi (“Asincrona” o il “Titolare”).

2. Tipologia dei Dati trattati.

I dati trattati dal Titolare sono i seguenti:

1. dati relativi all'identità, tra cui: nome, cognome, data di nascita, indirizzo email, indirizzo IP, il numero di telefono, codice fiscale e l’indirizzo di residenza e/o l’indirizzo della sede dell’esercizio commerciale.

Tali dati sono utilizzati per verificare l’identità dell’Interessato e per l‘esecuzione dei Servizi su Kibada Business. Tali dati potranno essere trasmessi e ceduti a terze parti previo consenso espresso dell’Interessato;

2. dati di contatto, tra cui: il numero di telefono, l’indirizzo email, l’indirizzo di residenza e/o l’indirizzo della sede dell’esercizio commerciale.

Tali dati sono utilizzati per le finalità descritte al successivo punto 3 e potranno essere trasmessi e ceduti a terze parti previo consenso espresso dell’Interessato;

3. informazioni relative al pagamento e/o dati per l’addebito diretto;
4. informazioni fornite e/o documenti caricati dall’Interessato su Kibada Business ai fini dell’erogazione dei Servizi, tra cui: rapporti di parentela dell’Interessato, interazioni dell’Interessato con le persone (clienti) che utilizzano l’applicativo complementare denominato “Kibada”, contatti presenti nella rubrica del telefono, scambi di messaggi tramite Kibada e/o Kibada Business, conversazioni tramite Kibada e/o Kibada Business e/o altri documenti relativi alla corretta esecuzione dei Servizi. 

Tali dati sono utilizzati per le finalità descritte al successivo punto 3 e potranno essere trasmessi e ceduti a terze parti previo consenso espresso dell’Interessato;

5. informazioni sul dispositivo e sull’utilizzo, tra cui: dati del dispositivo utilizzato dall’Interessato per consultare Kibada Business che forniscono suggerimenti sulle abitudini di navigazione o sull’utilizzo dei dispositivi.

I dati di navigazione dell’Interessato vengono raccolti da Firebase e sono in parte accessibili al Titolare. Vengono quindi trattati i dati raccolti da servizi di monitoraggio. Tali informazioni comprendono a titolo esemplificativo e non esaustivo: l’indirizzo IP, la posizione precisa e/o approssimativa del dispositivo, la data e l’ora della visita, la durata delle sessioni su Kibada Business, il volume dei dati trasmessi, l'URI di riferimento, le pagine visitate su Kibada Business, l’identificatore di dispositivi e delle caratteristiche, il tipo di dispositivo, le versioni, il sistema operativo, cronologia degli acquisti, cronologia delle ricerche, dati sui crash e di diagnosi, dati sulle prestazioni dell’App. Oltre che per il funzionamento di Kibada Business, questi dati vengono utilizzati per ricavare informazioni statistiche sull’uso di Kibada Business e per controllarne il corretto funzionamento. I dati di accesso potrebbero essere utilizzati per le esigenze del Titolare connesse al tracciamento dell’utilizzo dei Servizi e per lo sviluppo e i miglioramenti di Kibada Business nonché per l’accertamento di responsabilità in caso di eventuali reati informatici ai danni del Titolare;

(congiuntamente, i “Dati”).

3. Finalità del trattamento.

Il trattamento dei Dati viene effettuato dal Titolare in considerazione delle seguenti finalità:

1. gestire Kibada Business ed eseguire i Servizi 

I Dati potranno essere utilizzati per autenticare l’accesso dell’Interessato a un account di Kibada Business, per utilizzare le funzioni presenti su Kibada Business e per analizzare e garantire la qualità dei Servizi erogati. Tali attività svolte dal Titolare potranno essere integrate con una vasta gamma di servizi forniti da terze parti quali ad esempio API di OpenAI.

2. assistere l’Interessato

L’Interessato acconsente all’utilizzo dei Dati da parte del Titolare affinché il Titolare possa fornire assistenza all’Interessato nell’utilizzo di Kibada Business (a titolo esemplificativo e non esaustivo, al fine di rispondere alle richieste di informazioni o di qualunque altra natura);

 

3. marketing diretto

Con la registrazione alle mailing list o alle newsletter, l’indirizzo email dell’Interessato viene automaticamente inserito in una lista di contatti ai quali potranno essere trasmessi messaggi email contenenti informazioni, anche di natura commerciale e promozionale, relative a Kibada Business (il “Marketing Diretto”). Tali messaggi di Marketing Diretto potranno essere inviati anche attraverso servizi forniti da terze parti quali:

• Google Apps;

• Brevo;

• Mailchimp;

• Postmark;

• Twilio. 

4. profilazione

Nell’ambito dell’erogazione dei Servizi, il Titolare può analizzare le preferenze, gli interessi, le abitudini e i comportamenti dell’Interessato al fine di inviare comunicazioni commerciali personalizzate e offrire Servizi adeguati alle esigenze e alle preferenze dell’Interessato. Tali attività svolte dal Titolare potranno essere integrate con una vasta gamma di servizi forniti da terze parti quali:

• Google Apps;
• Meta;
• Linkedin;
• Tik Tok

5. erogare servizi di gestione della produttività in favore dell’Interessato

Nell’ambito dell’erogazione dei servizi di produttività, il Titolare può gestire compiti, progetti di lavoro e, in generale, attività relative alla produttività. Inoltre, tali attività potranno essere integrate con una vasta gamma di servizi forniti da terze parti quali:

• Google;
• Firebase 

6. gestione dei pagamenti

I pagamenti vengono gestiti tramite una piattaforma esterna (ad esempio, Stripe); i dati utilizzati per il pagamento vengono acquisiti direttamente dalla piattaforma, senza essere in alcun modo trattati dal Titolare. Nell’ambito della gestione dei pagamenti potrebbe essere previsto l’invio programmato di messaggi all’Interessato, quali, ad esempio, email contenenti notifiche riguardanti il pagamento;

7. statistica (gestione della raccolta dati e sondaggi online)

Il Titolare tramite Kibada Business può creare, implementare, amministrare, distribuire e analizzare formulari, sondaggi online al fine di raccogliere e riutilizzare i Dati degli Interessati che abbiano risposto. I Dati raccolti dipendono dalle informazioni richieste e fornite dagli Interessati nel formulario online corrispondente. Tali attività svolte dal Titolare potranno essere integrate con una vasta gamma di servizi forniti da terze parti quali:

• Google;
• Firebase.

8. servizi di piattaforma e hosting

I servizi di piattaforma e hosting hanno lo scopo di ospitare e fare funzionare componenti chiave di Kibada Business. Queste piattaforme forniscono al Titolare un'ampia gamma di strumenti quali, ad esempio, strumenti analitici, per la gestione della registrazione degli utenti, per la gestione dei commenti e del database, per l’elaborazione dei pagamenti. L’uso di tali strumenti comporta la raccolta e il trattamento di Dati. Tali attività svolte dal Titolare potranno essere integrate con una vasta gamma di servizi forniti da terze parti quali:

• Google;

• Firebase.

9. esercizio dei diritti e dei legittimi interessi del Titolare e/o di terzi 

I Dati potranno essere trattati dal Titolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, ai fini dell’esercizio del diritto di difesa in giudizio, della gestione dei reclami e del contenzioso e della prevenzione di frodi e/o di attività illecite;  

10. prevenzione, individuazione e controllo di abusi e frodi nell’uso dei Servizi e, in generale, di attività illecite. 

Il Titolare, inoltre, potrà trattare i Dati aggregati relativi all’Interessato, che non consentono di identificarlo direttamente, per lo svolgimento di analisi statistiche, per l’assistenza tecnica, per la manutenzione evolutiva di Kibada Business e dei servizi offerti all’Interessato tramite Kibada Business, per lo sviluppo dei contenuti di Kibada Business nonché per la correzione e lo sviluppo delle tecniche di ricerca e analisi. Il Titolare potrà effettuare tali attività anche tramite servizi erogati da parti terze. Il Titolare si riserva anche il diritto di trasferire a terzi tali Dati aggregati relativi all’Interessato che non consentono di identificarlo direttamente.

L’utilizzo di strumenti di tracciamento da parte di Kibada Business o dei titolari dei servizi terzi utilizzati da Kibada Business, ove non diversamente precisato, ha la finalità di identificare l’Interessato e di registrare le relative preferenze per finalità strettamente legate all’erogazione del servizio richiesto dall’Interessato.

4. Base giuridica del trattamento. Conferimento dei Dati.

I Dati vengono trattati in forza della seguente base giuridica:

1. per le finalità di cui al punto 3 lett. (a), (b), (e), (f), (g) e (h) al fine di adempiere agli obblighi contrattuali;
2. per le finalità di cui al punto 3 lett. (c) e (d) a fronte del consenso dell’Interessato;
3. per le finalità di cui al punto 3 lett. (i) e (j), a fini del perseguimento di un legittimo interesse da parte del Titolare e dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico.  

I Dati possono essere inseriti volontariamente dall’Interessato, oppure raccolti in modo automatico durante l’uso di Kibada Business (come, a titolo esemplificativo, avviene con riferimento ai dati di utilizzo).

Previo consenso dell’Interessato, Kibada Business potrà inviare notifiche push relative all’esecuzione dei Servizi e/o per finalità di profilazione e marketing.

Con riferimento alle finalità di cui al punto 3 lett. (c) e (d) il conferimento dei Dati è facoltativo e l’eventuale rifiuto di conferirli e di fornire il relativo consenso comporta l’impossibilità da parte del Titolare di dare seguito alle attività di Marketing Diretto e di profilazione ivi indicate.

L’Interessato si assume la responsabilità dei dati personali di terzi pubblicati e/o condivisi mediante Kibada Business e garantisce di avere il diritto di comunicarli o diffonderli, esonerando il Titolare da qualsiasi responsabilità verso terzi.

5. Modalità del trattamento dei Dati.

I Dati sono trattati presso le sedi operative del Titolare ed in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte nel trattamento siano localizzate.

Il Titolare adotta le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati.

I Dati potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici e/o telematici (ivi compresi dispositivi portatili) e trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità indicate al punto 3 che precede.

Il trattamento è svolto dal Titolare e dagli incaricati del trattamento e/o dai responsabili del trattamento ove nominati. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento potrà sempre essere richiesto al Titolare.

6. Comunicazione dei Dati.

I Dati non saranno diffusi e, conseguentemente, non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati. I Dati potranno essere comunicati per le finalità di cui al punto 3 che precede alle seguenti categorie di destinatari:

1. società controllate dal e/o collegate con il Titolare, per finalità amministrative ai sensi dell’art. 24, comma 1 lett. i-ter, del D.lgs. n. 196/2003, e per finalità di esecuzione dei Servizi;
2. collaboratori, consulenti o liberi professionisti autorizzati dal Titolare per lo svolgimento di attività di natura tecnica o organizzativa (quali ad esempio i fornitori di servizi IT), o con cui il Titolare collabora, ai fini della erogazione e funzionamento dei Servizi;
3. persone, società o studi professionali che prestino attività a favore del Titolare, con particolare ma non esclusivo riferimento alle questioni in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria;
4. società di gestione tecnica delle reti e dei sistemi informatici, nonché società di sviluppo e di distribuzione dei software utilizzati dal Titolare, sulla base di apposita licenza, per l’esecuzione degli incarichi ricevuti (a titolo esemplificativo gestionali, banche dati, registri dei trattamenti digitali);
5. autorità pubbliche autorizzate dalla legge, in caso di verifiche, accertamenti e/o ispezioni.

In aggiunta a tali destinatari, previo espresso consenso da parte dell’Interessato, del tutto facoltativo, i Dati possono essere comunicati per finalità commerciali e di marketing a terzi appartenenti alle seguenti categorie merceologiche: advertising, automotive, chimica e farmaceutica, consulenze e ricerche di mercato, e-commerce, edilizia e servizi immobiliari, grande distribuzione organizzata, Information and Communication Technology, istituti di formazione e ricerca, media e entertainment, moda e luxury, No Profit (ivi compresi organizzazioni, partiti e movimenti politici, sindacali, religiosi, filosofici, associazioni ricreative e sportive), Pubblica Amministrazione, prodotti di largo consumo, sanità, servizi ambientali, servizi assicurativi, servizi bancari e finanziari, servizi di mobilità e trasporti, servizi online, servizi per la sicurezza, servizi postali e di logistica, sport e fitness, tecnologia e elettronica, turismo e ristorazione, enti di istruzione e formazione, università, agenzie per il lavoro, società di ricerca e formazione del personale, enti pubblici e privati.

I soggetti appartenenti alle categorie sopra indicate utilizzeranno i Dati in qualità di autonomi titolari del trattamento o quali responsabili del trattamento di dati o incaricati del trattamento a ciò espressamente autorizzati dall’Interessato. L’elenco nominativo dei soggetti a cui i Dati sono o possono essere comunicati è a disposizione presso il Titolare.

7. Conservazione dei Dati.

I Dati saranno conservati per il tempo necessario all’erogazione dei Servizi richiesti e per gli scopi per i quali essi sono stati raccolti e anche per un periodo successivo:

1. entro i termini stabiliti dalla normativa vigente in materia di prescrizione dei diritti;
2. entro i termini stabiliti dalla normativa, anche secondaria, che impone la conservazione dei dati (ad esempio per documenti relativi ai dati sanitari);
3. entro il periodo necessario per proteggere i diritti del Titolare.

In caso di disabilitazione dell’account dell’Interessato presente su Kibada Business, i Dati saranno conservati per esclusive finalità amministrative (e non anche di profilazione o di marketing) per non più di ventiquattro mesi, fatti salvi gli obblighi di legge sulla conservazione della documentazione contabile.

8. Diffusione dei Dati.

I Dati non sono soggetti a diffusione se non per le finalità di cui al punto 3 che precede o nei casi previsti dalla legge.

9. Trasferimento dei Dati all’estero.

I Dati possono essere trasferiti verso Paesi dell’Unione Europea e verso Paesi esteri nell’ambito delle finalità di cui al punto 3. In caso di trasferimento dei Dati in paesi al di fuori dell’Unione Europea, tali paesi garantiranno un livello di protezione adeguato sulla base di una specifica decisione della Commissione Europea o in alternativa il destinatario sarà obbligato contrattualmente alla protezione dei dati con un livello adeguato e paragonabile alla tutela prevista dal Regolamento UE n. 2016/679.

10. Diritti dell’Interessato.

L’Interessato ha diritto di chiedere al Titolare, secondo le modalità indicate nel Regolamento UE n. 2016/679, in ogni momento e scrivendo ai recapiti di cui al punto 1, di:  

1. accedere ai Dati;
2. avere conoscenza del contenuto e dell’origine dei Dati, delle categorie dei Dati, della finalità e delle modalità del trattamento, della logica applicata al trattamento, degli estremi identificativi del Titolare e dei soggetti cui i Dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza, del periodo di conservazione dei Dati;
3. revocare il consenso all’utilizzo ed alla divulgazione dei Dati, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (quali, ad esempio, la data di nascita), oppure particolari categorie di Dati (ad esempio dati che rivelano l’origine razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca della stessa conserva, comunque, la sua liceità;
4. ottenere l’aggiornamento, la correzione e l’integrazione dei Dati;
5. chiedere ed ottenere, ove possibile, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati trattati in violazione della legge;
6. opporsi, ove possibile e per motivi legittimi, al trattamento dei Dati;
7. chiedere ed ottenere, ove possibile, la limitazione al trattamento dei Dati;
8. proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it);
9. ricevere una comunicazione qualora vi sia una violazione dei Dati.

11. Processi decisionali automatizzati.

Il Titolare non utilizza processi decisionali automatizzati.

Per qualsiasi chiarimento in merito all’Informativa sulla privacy o per eventuali richieste in relazione al trattamento dei Tuoi dati o all’esercizio dei relativi diritti, non esitare a contattarci all'indirizzo [email protected]